Politica de confidențialitate GOIC

1. Cine răspunde de datele tale

GOIC SRL, CUI 55698506, Registrul Comerțului J2026057734000, cu sediul în Câmpina, Prahova, Str. Industriei nr. 3 BIS, este operatorul pentru prelucrările proprii descrise aici. Dezvoltăm software personalizat și furnizăm platforma CRM GOIC firmelor și PFA.

Pentru confidențialitate și exercitarea drepturilor: office@goic.ro, telefon 0741 212 266 sau corespondență la sediul de mai sus.

Datele clienților unei spălătorii sunt o categorie distinctă. Spălătoria stabilește de ce și cum prelucrează datele clienților, comenzilor, covoarelor, angajaților și colaboratorilor săi. GOIC le prelucrează în numele acesteia, potrivit instrucțiunilor și acordului de prelucrare a datelor (DPA). Politica de față nu înlocuiește informarea spălătoriei. Dacă ne trimiți o cerere privind o comandă de spălare, o direcționăm către firma responsabilă și o asistăm în limitele rolului nostru.

2. Ce date folosim și de unde provin

• Înscriere și cont: CUI, denumirea și datele firmei, marca folosită, numele și datele profesionale de contact ale reprezentantului, numărul WhatsApp pentru verificare și activare, identificatori de cont, roluri și permisiuni. Numărul privat de activare nu este publicat ca număr al spălătoriei doar pentru că l-ai introdus în formular.
• Relația contractuală și comercială: solicitările tale, planul ales, acceptările și versiunile documentelor, facturarea, starea plăților și referințele tranzacțiilor. Nu îți solicităm datele complete ale cardului în formularele de înscriere sau în mesaje de suport.
• Suport: mesaje, fișiere și capturi trimise voluntar, informațiile necesare diagnosticării și soluția oferită. Nu include parole, PIN-uri sau date sensibile fără legătură cu solicitarea; anunță-ne dacă le-ai trimis accidental.
• Funcționare și securitate: sesiuni, identificatori tehnici, adresă IP ori amprente ale acesteia, browser/dispozitiv, momentele accesării, evenimente de autentificare și istoricul operațiunilor administrative relevante.
• Preferințe: alegerea privind stocarea în browser, opțiunile de comunicare și, dacă alegi separat marketingul, dovada acordului și a retragerii sale.

Datele vin de la tine, de la firma care îți creează contul, din interacțiunea cu serviciul și, pentru verificarea/completarea profilului firmei, din registre și surse publice precum ANAF, Registrul Comerțului și website-uri publice ale firmei. Datele unei persoane juridice nu sunt, prin ele însele, date personale; datele unei PFA, ale reprezentanților și contactelor pot fi.

La cercetarea profilului firmei poate fi folosit un serviciu AI OpenAI cu informații precum CUI, denumire, CAEN, localitate, județ și marca indicată. Numărul privat WhatsApp de activare nu este inclus în cererea de cercetare AI. Rezultatele pot include sugestii din surse publice, inclusiv despre reprezentanți; sunt orientative, pot conține erori și se verifică înainte de confirmarea profilului.

Dacă primim datele tale indirect, îți furnizăm informațiile aplicabile cel târziu în termen de o lună, la prima comunicare sau înainte de prima divulgare către alt destinatar, după caz, în funcție de momentul care intervine primul, sub rezerva excepțiilor prevăzute de art. 14 GDPR. Ne poți întreba ce sursă am folosit pentru datele tale.

3. De ce folosim datele și în ce temei

• Răspuns la solicitări, înscriere și furnizarea CRM: demersuri cerute înaintea unui contract și executarea contractului, când persoana fizică/PFA este parte (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR). Pentru reprezentanții și utilizatorii unei firme, interesul legitim de a gestiona relația B2B, verificarea reprezentării și accesul autorizat (lit. f).
• Facturare, contabilitate și răspunsuri obligatorii către autorități: obligațiile legale aplicabile (lit. c). Pentru administrarea creanțelor și apărarea drepturilor, interesul legitim, după situație (lit. f).
• Suport și comunicări despre serviciul cerut: contractul, când ești parte, respectiv interesul legitim de a răspunde utilizatorilor autorizați și de a menține serviciul. Mesajele de verificare/activare WhatsApp sunt distincte de promovare; formularul îți cere expres alegerea acestui canal.
• Securitate, prevenirea abuzurilor și investigarea incidentelor: interesul legitim de a proteja platforma, conturile și drepturile persoanelor, precum și obligațiile legale de securitate aplicabile. Limităm accesul și datele la ceea ce este necesar acestui scop.
• Marketing și stocare opțională în browser: consimțământ separat, atunci când sunt oferite aceste opțiuni, potrivit GDPR și regulilor comunicațiilor electronice. Datele lăsate pentru activare sau suport nu reprezintă automat acord pentru reclame prin WhatsApp, SMS ori e-mail.

Poți refuza datele solicitate, însă fără informațiile necesare identificării firmei, verificării contactului și administrării accesului nu putem finaliza înscrierea ori furniza funcția respectivă. Opțiunile de marketing nu condiționează folosirea CRM.

Nu folosim fluxul de înscriere pentru decizii exclusiv automate care produc efecte juridice sau te afectează similar în mod semnificativ. Sugestiile de profil nu decid automat eligibilitatea firmei; erorile pot fi semnalate la contactul de mai sus.

4. Cine poate primi datele

Accesul este limitat, în funcție de scop, la personalul autorizat GOIC, furnizorii de găzduire/infrastructură și mentenanță, servicii de comunicații (inclusiv WhatsApp/Meta pentru mesajele solicitate), OpenAI pentru cercetarea profilului descrisă mai sus, furnizorii de plăți utilizați, contabilitate, consilieri juridici și autorități atunci când legea impune. Furnizorii pot avea rol de împuternicit sau operator distinct pentru propriile obligații și servicii.

Administratorul firmei gestionează accesul utilizatorilor săi și poate vedea operațiunile relevante pentru administrarea contului. Nu vindem datele personale. Nu publicăm conținutul comenzilor spălătoriilor ca parte a prezentării GOIC.

Integrările activate de o spălătorie — de exemplu mesagerie, procesarea unei plăți sau recunoașterea unei etichete dintr-o fotografie — pot transmite date către furnizorii funcției respective. Aceste fluxuri țin de instrucțiunile spălătoriei și de DPA/informarea ei; funcțiile AI nu înseamnă că toate datele CRM sunt trimise automat către AI. O fotografie trimisă pentru recunoaștere poate conține date personale: operatorul trebuie să limiteze conținutul la cel necesar.

5. Prelucrări în afara Spațiului Economic European

Serviciile internaționale, inclusiv comunicațiile WhatsApp/Meta și funcțiile OpenAI, pot implica acces sau prelucrare în afara SEE. Un astfel de transfer trebuie să aibă un mecanism aplicabil: o decizie de adecvare care acoperă destinatarul și prelucrarea ori garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard, cu evaluarea și măsurile suplimentare necesare. Nu presupunem că un furnizor este acoperit de o decizie doar pentru că este cunoscut.

Poți cere la office@goic.ro informații despre destinatarii/țările relevante pentru serviciul folosit și o copie a garanțiilor aplicabile, cu protejarea datelor confidențiale ale altor persoane. Pentru datele prelucrate în numele unei spălătorii, detaliile furnizorilor și transferurilor se stabilesc în documentația DPA a serviciilor efectiv activate.

6. Cât timp păstrăm datele

Durata depinde de categoria de date și de scop, nu de o promisiune generală de ștergere automată. Aplicăm următoarele criterii:

• Cereri și înscrieri nefinalizate: cât este necesar pentru a răspunde, clarifica și finaliza solicitarea; ulterior, numai elementele necesare justificării comunicărilor, prevenirii abuzurilor ori soluționării unui litigiu. Expirarea unui link de activare nu înseamnă ștergerea întregii cereri.
• Conturi și contacte contractuale: pe durata relației și a accesului autorizat; după încetare, doar cât este necesar închiderii contului, exporturilor convenite, soluționării obligațiilor restante și apărării drepturilor în termenele legale aplicabile. Suspendarea contului nu echivalează cu ștergerea datelor.
• Contracte, acceptări și dovezi: cât sunt necesare demonstrării condițiilor aplicabile și apărării drepturilor, ținând cont de prescripție și de eventuale litigii. Păstrăm versiunea acceptată, nu o rescriem prin publicarea unei politici noi.
• Documente financiar-contabile: termenele obligatorii prevăzute de legislația fiscală și contabilă pentru tipul documentului și situația concretă; litigiile sau controalele pot justifica păstrarea separată a probelor relevante.
• Suport și securitate: până la rezolvarea cererii/incidentului și cât este necesar verificării soluției, prevenirii recurenței și apărării drepturilor; păstrarea probelor unui incident se separă de funcționarea obișnuită a jurnalelor tehnice.
• Marketing: până la retragerea acordului sau opoziție, după caz; păstrăm minimul necesar pentru a respecta oprirea mesajelor și a demonstra opțiunea exprimată.
• Datele unei spălătorii și copiile de siguranță: conform instrucțiunilor operatorului și condițiilor DPA, inclusiv ciclurilor de backup și excepțiilor legale, nu printr-un termen unic pentru toate firmele.

Poți cere termenul ori criteriile concrete aplicabile datelor tale. La încetarea justificării, datele trebuie șterse sau anonimizate; păstrarea limitată impusă de lege ori pentru un litigiu nu permite reutilizarea lor pentru marketing.

7. Cookie-uri și stocare în browser

Site-ul de prezentare memorează alegerea bannerului în localStorage, sub cheia goic_c_cookie_consent. Aceasta rămâne în browser până când ștergi datele site-ului; nu este, în sine, un instrument de analiză ori publicitate. Pagina actuală de prezentare nu încarcă instrumente opționale de analiză sau publicitate. Introducerea lor necesită informare și opțiuni corespunzătoare înainte de activare; alegerea salvată acum nu reprezintă acord pentru viitoare instrumente.

Platforma CRM folosește cookie-uri de sesiune/autentificare și stocare locală pentru funcții precum preferințe și continuitatea interfeței. Acestea sunt distincte de bannerul website-ului. Sesiunile și setările au durate diferite; informațiile pentru portalul unei spălătorii sunt oferite și în informarea sa despre cookie-uri. Blocarea stocării strict necesare poate împiedica autentificarea sau funcționarea corectă.

Poți șterge datele aferente domeniului din setările browserului pentru a reseta opțiunea; bannerul website-ului va fi afișat din nou. Ștergerea datelor CRM din browser te poate deconecta și poate elimina preferințele locale. Nu înseamnă ștergerea contului de pe server.

8. Drepturile tale și cum le exerciți

În condițiile GDPR, ai dreptul la informare și acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate în cazurile aplicabile și opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interes legitim. Pentru marketing direct, opoziția se aplică oricând, fără justificarea unei situații particulare. Poți retrage consimțământul la fel de ușor cum l-ai dat, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Scrie la office@goic.ro, indicând cererea și relația cu GOIC. Dacă avem îndoieli rezonabile privind identitatea, cerem doar informațiile suplimentare necesare verificării, nu o copie de act în mod automat.

Răspundem fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primire. Dacă cererile sunt complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni; te informăm în prima lună despre prelungire și motive. Drepturile nu sunt absolute: îți explicăm temeiul oricărei limitări/refuz și căile de contestare.

Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, și te poți adresa instanței competente. Nu este obligatoriu să ne contactezi mai întâi.

9. Actualizări și siguranță

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, inclusiv controlul accesului și protejarea datelor de autentificare. Niciun serviciu online nu poate garanta securitate absolută. Raportează accesul suspect la contactul GOIC.

Publicăm versiunea curentă la goic.ro/politica-de-confidentialitate.html și o punem la dispoziție în platformă. Schimbările relevante sunt comunicate prin mijloace adecvate relației cu tine. O actualizare nu este acceptare contractuală automată, nu transferă retroactiv contracte și nu creează consimțământ pentru alte scopuri.